Ponto de partida

Introdução

Este livrinho contém dicas para quem deseja organizar seu próprio evento. É útil também para quem deseja que nós, da Nasnuv, façamos isso para você, pois a organização de um evento não define o evento, quem define é você. Sabendo dos pontos a serem considerados, você terá maior facilidade em transformar seu evento naquilo que realmente deseja.

Datas

As datas todas devem estar definidas e divulgadas desde o início. As principais datas a serem divulgadas são:

• prazo de inscrição
• prazo para aceite
• prazo para envio do texto completo
• prazo para recebimento das sugestões de revisão
• prazo para revisão
• data do evento

Ajuste essas datas ao seu calendário, pensando no tempo necessário às atividades relacionadas a cada etapa.

Temas

• Escolha um tema geral e, dentro dele, linhas que orientem as escolhas dos autores e ajudem na hora de organizar as apresentações.
• O evento pode discutir um tópico específico, com vários trabalhos sobre o mesmo assunto. Nesse caso oriente os autores a serem criativos em sua apresentação, para não cansar o público.
• Você pode, também, usar diferentes partes de uma teoria para analisar o mesmo assunto, assim como várias outras opções, sempre considerando o efeito que você deseja que o evento tenha na comunidade para a qual se destina.

Atividades

• Se você deseja um evento interativo desde as etapas iniciais, programe as atividades de coleta de dados, escrita e revisão de modo a dar tempo aos autores de fazer um trabalho de qualidade;
• É possível incluir minicursos no evento, ou oficinas, de modo a atrair os autores com novas oportunidades de aprendizagem.
• Sempre é interessante que o evento ofereça um grupo de conferências convidadas, seja por pessoas de renome na área, seja por especialistas de interesse, devendo-se tomar o cuidado para manter uma proporção razoável entre conferências e apresentações provenientes de submissões.

Divulgação

• É crucial investir na divulgação do evento, pois o sucesso da atividade como um todo depende disso;
• Programe previamente os momentos certos para divulgar o evento.
• Tome como base da divulgação esses momentos: inscrição (opcional), a publicação da grade de programação, dois dias antes do evento, nos dias do evento (divulgar balancetes, convidados etc).
• Programe previamente os meios para espalhar esta divulgação.

Avaliação

• A avaliação dos trabalhos deve observar cada uma das etapas da organização do evento e seus objetivos;
• O evento em si também deve ser avaliado: planeje quais os indicadores vai usar para essa avaliação: número de publicações, número de autores, número de submissões, número de acessos (no caso de evento assíncrono), número de "ouvintes" (pessoas que entraram no chat durante o evento sincrônico), número de comentários (blog) ou respostas (fórum) ou perguntas (chat).
• É preciso definir esses indicadores com antecedência para garantir que sejam coletados durante o processo. Esses dados podem servir de base à divulgação.

Oficialização

• É muito importante para os participantes o recebimento de certificados, por isso assegure-se que uma instância oficial vai assinar esses certificados. Quanto mais importante a instituição que avaliza o certificado, maior sua atratividade para os participantes.
• Se o resultado for publicado no final, verifique a possibilidade de publicar numa revista ou num site, o que daria maior visibilidade. Você também pode optar por criar um periódico, como Anais, especialmente para o evento, caso haja previsão de repeti-lo; nesse caso, é importante obter ISSN para a publicação.

Estrutura do evento e avaliação dos resultados

É muito importante ter claro, desde o início da organização do evento, qual a estrutura necessária e como serão avaliados os resultados. Uma avaliação bem feita é benéfica por mostrar o máximo de aquisições possíveis e o que de fato foi alcançado.
Para isso, é preciso relacionar o que será avaliado e quais os recursos usados para esta avaliação. Ficam algumas sugestões:

• participação
• no fórum: se a participação for feita como respostas num fórum, o moodle e o teleduc permitem avaliar as respostas dos alunos com facilidade, basta configurá-lo apropriadamente.
• no blog: a participação pode ser avaliada pelo número de comentários no blog. Não deixe de definir antes qual o mínimo desejado.
• no chat: a participação com perguntas pode ser feita tanto a priori (caso possam ler os textos antes do evento, de modo que os grupos já levem suas perguntas prontas) quanto a posteriori, com as perguntas sendo levantadas no momento da apresentação do trabalho. Como o tempo determina o número de perguntas que podem ser respondidas, é interessante ou fazer o trabalho em grupos previamente organizados ou criar um mecanismo (via fórum ou via e-mail, por exemplo) para que todos possam fazer suas perguntas e ter acesso às respostas, especialmente se esse tipo de participação for obrigatório.
• produção e revisão: tanto o texto produzido como o texto revisado podem ser objeto de avaliação, assim como a relação entre número de textos submetidos, número de textos aprovados e número de textos revisados. Lembre-se que o texto revisado é um refinamento da produção textual.

Qualquer etapa pode ser avaliada, desde que previamente decidido que será alvo de avaliação, a fim de deixar claro o que será considerado e quais os critérios da avaliação, pois isso maximiza a experiência efetiva dos participantes.

Créditos

Somente usamos Software Livre: Moodle, LibreOffice.